Modelo
Un modelo es una representación de la entidad de manera general o específica, que se usa para representar algún problema presente en la empresa, el cual es utilizado por los gerentes para dar solución a los mismos, ya que el modelo puede explicar, describir o predecir su comportamiento.
Existen cuatro tipos de modelos básicos que son:
1. Físicos: es una representación tridimensional de su entidad, que representa en algún objeto o proyecto. Ejemplo:
2. Narrativos: describen la entidad de manera verbal o escrita, permitiendo entender mejor la entidad a través de la narrativa. Se puede decir que es el uno de los modelos más utilizados. Puede ser verbales o escritos. Ejemplos: La exposición (verbal) y el informe (escrito).
3. Gráficos: representan la entidad con una abstracción de líneas, figuras o símbolos, se usan para comunicar información. Ejemplos:
4. Matemáticos: representan mayor interés en la parte de los negocios, están representadas por cualquier fórmula o ecuación matemática, tienen capacidad de predicción. Ejemplo:
Modelo General
Es la representación de un esquema acompañado de una narrativa que representa a cualquier organización de una forma más generalizada, empleando un marco de referencia de sistemas. Tiene la ventaja de aplicar a una amplia variedad de situaciones, representa todos los tipos de organizaciones y muestra cómo se usa la información para manejar una organización. Resulta un modelo útil tanto para los gerentes como para los especialistas en información. Este implica sistema físico y sistema conceptual.
Sistema Físico
Es un sistema abierto que interactúa con su entorno por medio de salidas de recursos físicos; este sistema incluye un elemento de entrada, un elemento de transformación y un elemento de salida.
Los recursos de entrada están representados por: flujos de materiales (materia prima requerida para ser transformada en función de la actividad productiva de la empresa), flujo de personal (personal calificado que entra a la empresa y que intervienen en el proceso de transformación de manera directa o indirecta), flujo de máquinas (maquinaria que se obtiene de proveedores y que se usa en la empresa durante su vida útil), flujo de dinero (dinero que entra a la empresa a través de accionistas, clientes, instituciones financieras, proveedores, etc.).
Cualquiera que sea el recurso de entrada de la empresa proveniente del entorno, siempre tendrá un proceso de transformación y existirá un recurso de salida que regresa nuevamente al entono.
Sistema Conceptual
Este consiste en datos e información que representan el sistema físico. Representado por un ciclo de retroalimentación (flujo de información), basado en un mecanismo de control (representado por la gerencia), un procesador de información (mecanismo productor de información) y los estándares de desempeño (lo que se desea lograr). Se obtienen datos del sistema físico y se transforman en información por medio de un procesador de información.
Control Gerencial
El mecanismo de control en una empresa está representado por la gerencia. Los gerentes reciben información del procesador de información relacionada con las salidas que se producen en el sistema, lo cual por ser fundamental para el fortalecimiento de la empresa es preciso mantener un control de dichas salidas.
La retroalimentación de las salidas en importante para el gerente, pero este además debe conocer el contexto real de las entradas y de los procesos de transformación.
Estándares
Especifican niveles aceptables o intervalos de desempeño que la empresa debe lograr en un determinado tiempo, y son usados por la gerencia para comprar lo que se está logrando realmente con lo que se debería lograr y de esta manera saber si se deben aplicar correctivos en el sistema.
Administración por excepción
Es el concepto de atender sólo actividades que ameritan la atención del gerente cuando no cumplen con los estándares de desempeño aceptable. Para que el gerente pueda aplicar una administración por excepción es necesario que se establezca límites de estándares tanto superiores como inferiores.
Este tipo de administración es ventajosa debido a que la gerencia solo se enfoca en aquellos casos donde se amerita, ya que concentra su atención y esfuerzo solo en aquellos casos que presentan problemas para cumplir con el estándar establecido lo que hace que la resolución de problemas se pueda realizar de una forma más eficaz.
Factores críticos para el éxito
Implica vigilar unas cuantas acciones selectas que contribuyen al éxito de la compañía. El gerente centra la atención en una porción de las operaciones de la empresa.
Para explicar el Modelo General de Sistemas de la Compañía se tomará como ejemplo la empresa Farmatodo, el cual permitirá entender un poco más cómo funciona el modelo general de la compañía.
En los recursos de entrada se encuentran los recursos físicos (flujo de materiales, flujo de personal, flujo de maquinaria, flujo de dinero).
En el flujo de materiales encontramos los artículos que se venden (medicinas y misceláneos) los cuales provienen de los proveedores, los cuales pertenecen al entorno y se les da salida de la empresa con la venta a los clientes.
En el flujo de personal que contrata la empresa para cumplir un rol dentro de la misma, donde se encuentran los gerentes de tienda, farmacéuticos, los cajeros, almacenistas, personal de vigilancia, personal de mantenimiento, los cuales trabajan en la empresa durante un periodo y luego salen de la empresa por alguna razón que puede ser despido o renuncia, volviendo estos nuevamente al entorno.
En el flujo de maquinaria se incluyen cajas registradoras, lectores de códigos, teléfonos, cámaras de vigilancia, mobiliario, refrigeradores, anaqueles, máquinas de carga, ahora los capta huellas, entre otros, los cuales al culminar su vida útil dentro de la empresa se les da salida sacándolos de inventario y vuelven al entorno.
El flujo de dinero proviene principalmente de los clientes y se le da salida de la empresa con el pago de sueldo y salarios a los empleados, pago a los proveedores y distribución de dividendos de los inversionistas.
El proceso de transformación en Farmatodo se basa en abrir las cajas de mercancía recibida de los proveedores, inventariarlas y organizar en los anaqueles según sus políticas de organización de tienda, para que los clientes puedan tener acceso a dicha mercancía.
Todos estos datos de productos vendidos, montos de venta, entre otros pasan a través del procesador de información que es la computadora de la tienda que controla los lectores de códigos de barras y proporciona los precios de los diferentes artículos que se venden, proporcionando estadísticas de ventas por productos, la cual se convierte en información valiosa para la Gerencia.
La Gerencia a su vez esta información le permite tener una perspectiva mucho más acertada de cómo va la empresa mediante la comparación de los estándares de desempeño establecidos en la empresa con los resultados reales obtenidos, lo cual les permite en dado caso no se están cumpliendo esos estándares, tomar medidas correctivas a través de las decisiones que permitan hacer ajustes necesarios en sistema físico, de manera que la empresa pueda cumplir con los objetivos que se ha planteado.
Respecto de los resultados, lo más importante es tener clientes satisfechos, sin embargo, obtener vendedores con más experiencia como fruto de su participación en el proceso, y una utilidad o margen para el dueño del local también son resultados importantes.
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