Taller IV- Expo N°3: Metodología del Ciclo de Vida de Sistemas

Ciclo de Vida de los Sistemas de Información Basados en Computadoras

El ciclo de vida de los sistemas de información es un proceso metodológico que consiste en realizar una serie de tareas de manera ordenada y secuencial, representadas en cinco fases que son: planificación, análisis, diseño, implementación y uso, dentro de las cuales para realizar las tareas que integran cada una de las fases,  intervienen los usuarios y especialistas de información los cuales son supervisados por ejecutivos de nivel más alto, quienes pueden delegar la responsabilidad en un comité director quienes asumen la supervisión de todos los proyectos de sistemas.

Fases:

1.    Planificación:

Es la primera fase la cual estará a cargo de la gerencia,  en ella se constituyen los requerimientos, los pasos a seguir, se establecen las responsabilidades, se delimita el alcance del proyecto, se identifican las limitaciones. Esta fase consta de ocho pasos: 

• Reconocimiento del problema, por parte del gerente, empleados o alguno de los elementos del entorno de la compañía.
• Definir el problema, donde el gerente identifica en qué punto está el problema y las causas.
• Fijar los objetivos del sistema, los cuales son definidos de manera general por el gerente y el analista de sistemas cuales son las características que debe cumplir el sistema para satisfacer a los usuarios.
• Identificar las restricciones del sistema, las cuales deben ser consideradas para poder que el diseño del sistema y las actividades a seguir en el proyecto se adapten a tales restricciones.
• Realizar un estudio de factibilidad, se deben considerar la técnica con la que se cuenta para realizar el procesamiento necesario, si el costo del sistema propuesto equivale a los beneficios que se pueden obtener de el, si el sistema se adapta al ámbito legal, si tendrá el apoyo de los usuarios y si es factible culminar el proyecto dentro del tiempo establecido.
• Preparar una propuesta de estudio del sistema, una vez se consideren factibles el sistema y el proyecto es necesario realizar una propuesta más detallada que permita poder llevar a cabo el diseño del mismo.
• Aprobar o rechazar el proyecto de estudio, el cual está a cargo de gerente y el comité director.
• Establecer un mecanismo de control, especificando lo que se debe hacer, quien lo debe hacer y cuándo lo debe hacer, así como la supervisión del proyecto. 

2. Análisis:

Esta fase se comienza una vez que se completa la fase de planificación y se establecen los mecanismos de control. Esta consiste en analizar un sistema que ya exista para crear otro o mejorar el existente. En ella se llevan a cabo los siguientes pasos:

• Anunciar a los empleados sobre el estudio de sistemas que se está llevando a cabo, para que presten la máxima colaboración explicándoles los beneficios y mejoras que el mismo tendría en la empresa y en sus actividades.
• Llevar a cabo la organización del equipo de trabajo que estará a cargo de dicho análisis.
• Se definen las necesidades de información por parte de los usuarios del sistema a través de encuestas, la observación directa o la más recomendada la entrevista personal  ya que facilita el contacto ya que proporciona el contacto visual y además permite observar el lenguaje corporal.
• Se prepara la propuesta del diseño para su debida aprobación por parte del gerente y el comité director. 

3.  Diseño:

En esta fase las actividades a desarrollar están a cargo del analista de sistemas quien será controlado por el gerente, el cual una vez que se conoce el sistema actual y las características y requisitos con los que debe cumplir el nuevo sistema, se procede entonces con el diseño del mismo, cumpliendo con los siguientes pasos:

•  Preparar el diseño del sistema detallado, donde el analista debe trabajar con el usuario para poder documentar el sistema nuevo.
• Identificar configuraciones alternativas del sistema, las cuales permitirá al sistema ejecutar el procesamiento de la información.
• Evaluar configuraciones alternativas, donde el analista junto con el gerente seleccionan la que mejor se adapte a los criterios requeridos.
• Seleccionar la mejor configuración, de todas las configuraciones de subsistemas posibles y que permita que al configurar el equipo, el sistema pueda alcanzar los objetivos.
• Preparar la propuesta de implementación, donde se especifica un esbozo de los trabajos de implementación por realizar, los beneficios esperados y los costos requeridos.
• Aprobar o rechazar la implementación del sistema, donde se considera el factor beneficio-costo.

4.  Implementación:

Esta cuarta fase es donde se adquieren y se integran los recursos físicos y conceptuales que proporcionan un sistema óptimo. Los pasos que se realizan en esta fase son los siguientes:

• Planear la implementación, una vez que los gerentes y los especialistas de información entienden lo que se necesita hacer para llegar a cabo la implementación del sistema, crean el plan de manera muy detallada.
• Anunciar la implementación del sistema a los empleados solicitando su máxima colaboración posible.
• Obtener los recursos de hardware, donde el diseño de sistema se presenta a los proveedores para que procedan a seleccionar las unidades de cómputo más adecuadas que serán presentadas al comité director, quien después de analizar cada una de las mismas procederá a seleccionar el proveedor para luego a realizar los pedios.
• Obtener los recursos de software, el cual puede ser elaborado por la misma compañía o a través de un proveedor para lo cual se llevaría el mismo procedimiento de selección que en la obtención de los recursos de hardware.
• Preparar la base de datos, para lo cual hay casos donde se recolectan datos nuevos o modificar los formatos de datos existentes para adaptarlos al nuevo sistema.
• Preparar las instalaciones físicas, para lo cual es recomendable un cuarto con temperatura adecuada, libre de humedad, medidas de seguridad, equipos contra incendios.
• Educar a los participantes y usuarios, para que aprendan a operar el sistema y el uso que deberá tener el mismo.
• Preparar la propuesta de corte y cambio, que no es más que la manifestación de manera oral o escrita que se lleva a cabo para informar la suspensión del uso del sistema antiguo e iniciar el uso del nuevo sistema.  

5.  Uso:

Esta cuarta fase es donde se adquieren y se integran los recursos físicos y conceptuales que proporcionan un sistema óptimo. Los pasos que se realizan en esta fase son los siguientes:

• Planear la implementación, una vez que los gerentes y los especialistas de información entienden lo que se necesita hacer para llegar a cabo la implementación del sistema, crean el plan de manera muy detallada.
• Anunciar la implementación del sistema a los empleados solicitando su máxima colaboración posible.
• Obtener los recursos de hardware, donde el diseño de sistema se presenta a los proveedores para que procedan a seleccionar las unidades de cómputo más adecuadas que serán presentadas al comité director, quien después de analizar cada una de las mismas procederá a seleccionar el proveedor para luego a realizar los pedios.
• Obtener los recursos de software, el cual puede ser elaborado por la misma compañía o a través de un proveedor para lo cual se llevaría el mismo procedimiento de selección que en la obtención de los recursos de hardware.
• Preparar la base de datos, para lo cual hay casos donde se recolectan datos nuevos o modificar los formatos de datos existentes para adaptarlos al nuevo sistema.
• Preparar las instalaciones físicas, para lo cual es recomendable un cuarto con temperatura adecuada, libre de humedad, medidas de seguridad, equipos contra incendios.
• Educar a los participantes y usuarios, para que aprendan a operar el sistema y el uso que deberá tener el mismo.
• Preparar la propuesta de corte y cambio, que no es más que la manifestación de manera oral o escrita que se lleva a cabo para informar la suspensión del uso del sistema antiguo e iniciar el uso del nuevo sistema.  

2.- Ubicar en internet un vídeo sobre el ciclo de vida de los Sistemas de Información Basados en Computadoras y enlazarlo a su blog.

Link del vídeo: 

3.- Grabar un vídeo acerca de la opinión de alguno usuarios del SIACE

Taller III- Expo N°2: Enfoque de Sistemas

Síntoma

            Es una señal de la presencia de alguna situación que está perturbando de alguna manera la normalidad de un sistema, el síntoma permite actuar en relación a lo previsto para atacar el inconveniente y solventarlo antes de que se complique más.

Problema

Es una condición que tiene el potencial para causar un daño excepcional o producir un beneficio excepcional. Por lo que la resolución de problemas se convierte en el acto de responder a los problemas con el fin de suprimir sus efectos dañinos o aprovechar la oportunidad de obtener el máximo beneficio posible.

Solución

Son las distintas alternativas que se nos presentan para solventar una problemática. La solución de un problema debe ser la que mejor permita al sistema alcanzar sus objetivos, lo que se refleja en los estándares de desempeño del sistema. Estos estándares describen el estado deseado: lo que el sistema debe lograr. Además, el gerente debe contar con información que describa el estado actual: lo que el sistema está logrando ahora.

Toma de decisiones

Es el acto de seleccionar la estrategia que el gerente cree ofrecerá la mejor solución. Para una buena toma de decisiones es importante conocer las diferentes alternativas que se tienen, para así poder evaluarlas y tomar la decisión más eficiente posible.

Decisión

Hace referencia al proceso de elaboración cognitiva por el cual una persona puede elegir su forma de actuar y comportarse en diferentes situaciones de la vida en general. La decisión implica siempre un proceso de elaboración a nivel mental que puede verse influido por diversas razones, causas y circunstancias específicas. El hecho de tomar una decisión es, de tal modo, realizar una elección en base a conocimientos previos, a sentimientos o sensaciones, a prejuicios o a maneras de pensar mucho más complejos que lo que se supone a primera vista.

Restricciones

Son aquellos impedimentos que se nos presentan para empezar o culminar una acción o incluso en el transcurso de alguna situación. Actúan específicamente para restringir el flujo de recursos hacia la compañía y desde ella. Pueden ser:

Restricciones Internas: Adoptan la forma de recursos limitados dentro de la compañía como por ejemplo pocos recursos ya sea económicos o de materia prima o el mal funcionamiento de una determinada maquinaria.

Restricciones Externas o del entorno: Adoptan la forma de presiones aplicadas por diversos elementos del entorno, como el gobierno o los competidores.

Problema estructurado

Es aquel problema que consta de elementos y relaciones entre ellos que el gerente puede entender sin dificultad ya que son sencillos o conocidos. Ej: Una mercancía devuelta, un error en un presupuesto, entre otros.

Problema no estructurado        

Es aquel en el que sus elementos son confusos y complejos por lo que al gerente se le dificulta incluso detectar los elementos del mismo por ambigüedad de información acerca del inconveniente. Ej: Un problema personal dentro del departamento.

 Problema semiestructurado

Es aquel que tiene ciertos elementos que puede entender y detectar el gerente pero no en su totalidad. Ocurre cuando hay bastante conocimiento para limitar el número de soluciones disponibles, pero no suficiente para garantizar el 100% de seguridad para la resolución del problema. Ej: El sitio donde se construirá la empresa. 

Enfoque de Sistemas

Es un método en modo esquemático que sirve para dirigirnos hacia la solución de problemas, particularmente de aquellos que surgen en la dirección o administración de un sistema, al existir un desacuerdo entre lo que se tiene y lo que se desea, su problemática, sus componentes y su solución.

 

Taller II- Expo N°1: Modelo General de Sistemas de la Compañía

Modelo

            Un modelo es una representación de la entidad de manera general o específica, que se usa para representar algún problema presente en la empresa, el cual es utilizado por los gerentes para dar solución a los mismos, ya que el modelo puede explicar, describir o predecir su comportamiento.

Existen cuatro tipos de modelos básicos que son:

1.    Físicos: es una representación tridimensional de su entidad, que representa en algún objeto o proyecto. Ejemplo:

 

2.   Narrativos: describen la entidad de manera verbal o escrita, permitiendo entender mejor la entidad a través de la narrativa. Se puede decir que es el uno de los modelos más utilizados. Puede ser verbales o escritos. Ejemplos: La exposición (verbal) y el informe (escrito).

 

 

 

 

3.    Gráficos: representan la entidad con una abstracción de líneas, figuras o símbolos, se usan para comunicar información. Ejemplos:
 

 

 

4.    Matemáticos: representan mayor interés en la parte de los negocios, están representadas por cualquier fórmula o ecuación matemática, tienen capacidad de predicción. Ejemplo:
 

 

Modelo General

          Es la representación de un esquema acompañado de una narrativa que representa a cualquier organización de una forma más generalizada, empleando un marco de referencia de sistemas. Tiene la ventaja de aplicar a una amplia variedad de situaciones, representa todos los tipos de organizaciones y muestra cómo se usa la información para manejar una organización. Resulta un modelo útil tanto para los gerentes como para los especialistas en información. Este implica sistema físico y sistema conceptual.

Sistema Físico

           Es un sistema abierto que interactúa con su entorno por medio de salidas de recursos físicos; este sistema incluye un elemento de entrada, un elemento de transformación y un elemento de salida.

 

Los recursos de entrada están representados por: flujos de materiales (materia prima requerida para ser transformada en función de la actividad productiva de la empresa), flujo de personal (personal calificado que entra a la empresa y que intervienen en el proceso de transformación de manera directa o indirecta), flujo de máquinas (maquinaria que se obtiene de proveedores y que se usa en la empresa durante su vida útil), flujo de dinero (dinero que entra a la empresa a través de accionistas, clientes, instituciones financieras, proveedores, etc.).

Cualquiera que sea el recurso de entrada de la empresa proveniente del entorno, siempre tendrá un proceso de transformación y existirá un recurso de salida que regresa nuevamente al entono. 

Sistema Conceptual

         Este consiste en datos e información que representan el sistema físico. Representado por un ciclo de retroalimentación (flujo de información), basado en un mecanismo de control (representado por la gerencia), un procesador de información (mecanismo productor de información) y los estándares de desempeño (lo que se desea lograr). Se obtienen datos del sistema físico y se transforman en información por medio de un procesador de información.

 

 

Control Gerencial

         El mecanismo de control en una empresa está representado por la gerencia. Los gerentes reciben información del procesador de información relacionada con las salidas que se producen en el sistema, lo cual por ser fundamental para el fortalecimiento de la empresa es preciso mantener un control de dichas salidas.

 

La retroalimentación de las salidas en importante para el gerente, pero este además debe conocer el contexto real de las entradas y de los procesos de transformación.

 

 

Estándares

         Especifican niveles aceptables o intervalos de desempeño que la empresa debe lograr en un determinado tiempo, y son usados por la gerencia para comprar lo que se está logrando realmente con lo que se debería lograr y de esta manera saber si se deben aplicar correctivos en el sistema.

 

 

Administración por excepción

          Es el concepto de atender sólo actividades que ameritan la atención del gerente cuando no cumplen con los estándares de desempeño aceptable. Para que el gerente pueda aplicar una administración por excepción es necesario que se establezca límites de estándares tanto superiores como inferiores.

Este tipo de administración es ventajosa debido a que la gerencia solo se enfoca en aquellos casos donde se amerita, ya que concentra su atención y  esfuerzo solo en aquellos casos que presentan problemas para cumplir con el estándar establecido lo que hace que la resolución de problemas se pueda realizar de una forma más eficaz.

 

 

Factores críticos para el éxito

 

Implica vigilar unas cuantas acciones selectas que contribuyen al éxito de la compañía. El gerente centra la atención en una porción de las operaciones de la empresa.

 

 

Para explicar el Modelo General de Sistemas de la Compañía se tomará como ejemplo la empresa Farmatodo, el cual permitirá entender un poco más cómo funciona el modelo general de la compañía.

 

 

En los recursos de entrada se encuentran los recursos físicos (flujo de materiales, flujo de personal, flujo de maquinaria, flujo de dinero).

En el flujo de materiales encontramos los artículos que se venden (medicinas y misceláneos) los cuales provienen de los proveedores, los cuales pertenecen al entorno y se les da salida de la empresa con la venta a los clientes.

 

En el flujo de personal que contrata la empresa para cumplir un rol dentro de la misma, donde se encuentran los gerentes de tienda, farmacéuticos, los cajeros, almacenistas, personal de vigilancia, personal de mantenimiento, los cuales trabajan en la empresa durante un periodo y luego salen de la empresa por alguna razón que puede ser despido o renuncia, volviendo estos nuevamente al entorno.

 

 

En el flujo de maquinaria se incluyen cajas registradoras, lectores de códigos, teléfonos, cámaras de vigilancia, mobiliario, refrigeradores, anaqueles, máquinas de carga, ahora los capta huellas, entre otros, los cuales al culminar su vida útil dentro de la empresa se les da salida sacándolos de inventario y vuelven al entorno.

 

 

 

 

El flujo de dinero proviene principalmente de los clientes y se le da salida de la empresa con el pago de sueldo y salarios a los empleados, pago a los proveedores y distribución de dividendos de los inversionistas.

 

El proceso de transformación en Farmatodo se basa en abrir las cajas de mercancía recibida de los proveedores, inventariarlas y organizar en los anaqueles según sus políticas de organización de tienda, para que los clientes puedan tener acceso a dicha mercancía.

 

 

Todos estos datos de productos vendidos, montos de venta, entre otros pasan a través del procesador de información que es la computadora de la tienda que controla los lectores de códigos de barras y proporciona los precios de los diferentes artículos que se venden, proporcionando estadísticas de ventas por productos, la cual se convierte en información valiosa para la Gerencia.

 La Gerencia a su vez esta información le permite tener una perspectiva mucho más acertada de cómo va la empresa mediante la comparación de los estándares de desempeño establecidos en la empresa con los resultados reales obtenidos, lo cual les permite en dado caso no se están cumpliendo esos estándares, tomar medidas correctivas a través de las decisiones que permitan hacer ajustes necesarios en sistema físico, de manera que la empresa pueda cumplir con los objetivos que se ha planteado.

 

Respecto de los resultados, lo más importante es tener clientes satisfechos, sin embargo, obtener vendedores con más experiencia como fruto de su participación en el proceso, y una utilidad o margen para el dueño del local también son resultados importantes.