Taller V- Expo N° 4: Sistema de Información Contable

1.- Defina Sistema de información contable y explique las tareas que realiza un sistema de información contable. Ilustre con imágenes representativas.

El sistema de información contable (AIS, accounting information system) ejecuta las aplicaciones de contabilidad de una compañía. El AIS es:

• Obligatorio: La Ley obliga a la compañía a mantener un registro de sus actividades.

• Estandarizado: Las organizaciones, sea cual sea su clase, procesan sus datos básicamente de la misma manera.

• Detallado: Puesto que los registros de procesamientos de datos describen las actividades de la compañía de manera detallada, crear un rastro de auditoría. Un dato de auditoría es una cronología de actividades que puede seguirse de principio a fin, y del fin al principio.

• Cronológico: Los datos recabados por el AIS generalmente describen lo que sucedió en el pasado. Éste siempre es el caso cuando se usa procesamiento por lotes.  

• Proporciona cierta información para la resolución de problemas:      

1. Proporciona información contable estándar: el estado de ingresos y el balance general.
2. Aporta su base de datos para otros CBIS.

Estas aplicaciones se caracterizan por un elevado volumen de procesamientos de datos tanto de acciones internas (datos de la empresa) como externas (transacciones realizadas, a las cuales se les dará el nombre de procesamiento de transacciones). El procesamiento de datos consiste en 4 tareas principales:

• Recolección de datos: Es la acción que consiste en reunir todos los datos que describen cada una de las acciones internas de la compañía y sus transacciones con el entorno.

• Manipulación de datos: Es necesario manipular los datos para convertirlos en información útil. Las operaciones de manipulación de datos incluyen:

 -Clasificación: Ciertos elementos de datos de los registros funcional como códigos. En el campo de la computación, un código es uno o más caracteres que sirvan para identificar y agrupar registros. Por ejemplo, un registro de nómina incluye códigos que identifican el empleado (número de empleado), el departamento del empleado (número de departamento) y la clasificación de nómina del empleado (clase de nómina).

- Ordenamiento: Los registro se agrupan y acomodan en ciertas secuencias con base en los códigos u otros elementos de datos. Por ejemplo, el archivo de registros de nómina se ordena de modo que todos los registros de cada empleado estén juntos.

- Cálculo: Se realizan operaciones aritméticas y lógicas con los elementos de datos para producir elementos de datos adicionales. En un sistema de nómina, por ejemplo, el salario por hora se multiplica por el total de horas trabajadas para poder saber el salario diario de un empleado.

- Resumen: Debido a la gran cantidad de información que se maneja, se deben llegar a conclusiones, sintetizar la información en totales, subtotales, promedios o cualquier otra forma de hacer llegar la información de manera clara y puntual.

• Almacenamiento de Datos: En una compañía hay millones de transacciones y acciones cada día; cada transacción se describe con varios elementos de datos. Todos esos datos deben guardarse en algún sitio para poder respaldar dicha transacción en el momento que el gerente lo requiera. Por lo general, la mayor parte de los datos de la base de datos son datos de contabilidad.

• Preparación de Documentos: EL AIS produce salidas para individuos y organizaciones tanto dentro como fuera de la compañía: Las salidas se originan de dos maneras:

- Por una acción: Se produce salidas cuando algo sucede. Por ejemplo, la factura que se genera cuando al cliente se le surte un pedido.

- Por un Plan: Se producen salidas en una fecha determinada. Por ejemplo, un cheque de nómina que se prepare cada viernes.

En la mayor parte de los casos las salidas son documentos impresos, pero cada día más usuarios están usando las salidas en pantalla.

Para llevar a cabo esas tareas principales se necesitan tomar en cuenta tanto los elementos externos como lo son los clientes y los proveedores como lo elementos internos que vendrían siendo el gerente y el almacén.

El AIS se compone de tres subsistemas:

• Surtir Pedidos
• Ordenar reabastecimiento
• Mantener el Libro Mayor actualizado.

2.- Investigue sobre los Sistemas de Información Contables más utilizados en Venezuela y publique un resumen en su blog.

Actualmente el mundo de los negocios avanza a pasos agigantados, y este movimiento arrollador va de la mano con los cambios que surgen en la tecnología, las nuevas demandas de información, los cambios sociales, culturales y económicos existentes en este nuevo entorno; la contabilidad es quizás una de las actividades por no decir la más importante dentro del campo de los negocios, dada su naturaleza de informar acerca del incremento de la riqueza, la productividad y el posicionamiento de las empresas en los ambientes competitivos. La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que tienen estos tanto para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellos usuarios externos de la información. Las nuevas demandas de información abren campo a la introducción de nuevos conceptos que pueden llegar a potencializar la empresa dentro del mercado si se le da el adecuado manejo, reconocimiento y medición. 

A continuación los 5 sistemas contables más usados en Venezuela:

      1) SOFTWARE E-PROFIT

Es un sistema estándar de comercio electrónico, integrado al sistema de gestión empresarial Profit Plus Administrativo; que permite gestionar las ventas a través de Internet, este sistema contable cuenta con las siguientes características:

• Multi Usuario, Multi Moneda.
• Licenciamiento por Empresa.
• Desarrollado bajo PuntoNet de Microsoft.
• Manejo de comercio en Internet b2b y b2c:
• Ventas por Internet tanto a clientes frecuentes como eventuales.
• Posibilidad de Ventas con control del crédito, estableciendo limite, vencimiento.
• Cobros vía tarjeta de crédito, depósitos, y cheques.
• Estados de cuenta ON LINE para clientes.
• Catálogos de Productos, existentes y precios.
• Manejo de promociones especiales.
• Facturación o pedidos, en línea.
• Registro de cotizaciones y almacenamiento de las mismas.
• Asignación de Password y login para usuarios.
• Manejo de envíos con sus costos.
• Altamente Parametrizable:
• Manejo de dos idiomas.
• Inserción dinámica de Banners.
• Monitoreo de las operaciones vía e-mail definibles por usuarios, administradores y responsables de procesos.
• Parametrización de acciones por grupos de usuarios, procesos, etc.
• Sincronización automática de sus operaciones de ventas, inventarios, cobros, envíos de su sucursal virtual hacia su oficina central.
• Múltiples reportes en línea por usuario.

      2) SISTEMA ADMINISTRATIVO INDEPENDIENTE

Saint nació por iniciativa de un grupo de estudiantes universitarios que decidieron hacer una tesis dirigida a la administración de empresas. Los profesores motivaron al proyecto y a medida que se iba materializando, se observaba que el programa tenía aplicaciones directas en el día a día de cualquier empresa y/o usuarios del mercado de trabajo. Después de aprobadas las tesis y recibidos los diplomas, la idea cobro vida pero ahora con miras estrictamente comerciales. El grupo de programadores y diseñadores tardaron 3 años en preparar el proyecto final. Su propósito, desde sus inicios fue satisfacer las necesidades administrativas de la pequeña y mediana empresa por considerar que este era un sector desasistido desde este punto de vista.

Actualmente, la empresa tiene sede en Venezuela, Chile, Argentina, Colombia y Canadá y cuenta con más de 40000 clientes en Venezuela y el mercado latinoamericano.

Requerimientos para instalar SAINT en la PC:

• Microcomputador IBM o compatible con 640 Kb de memoria RAM (minimo)
• Monitor a color, blanco y negro o monocromático.
• Unidad de disco flexible de 3 ½ o 1,44 Mb.
• Disco duro (10 Mb disponible)
• Sistema operativo DOS 3.0 o mayor.
• Impresora de 80 columnas.

      3) SAP

SAP Business One permite a directivos y empleados procesar información con mayor efectividad, de forma que puedan tomar decisiones de negocio bien fundamentadas. Esta solución cubre todas las operaciones esenciales necesarias para dirigir PYMES, incluyendo las siguientes:

• Administración: Ofrece herramientas que le permiten personalizar y realizar copias de seguridad de los datos, definir tipos de cambio de divisas, configurar permisos y alertas y acceder a información procedente de software externo a SAP.
• Contabilidad financiera: Gestiona todas sus transacciones financieras, incluyendo el libro mayor general, configuración y mantenimiento de cuentas, asientos en el diario, ajustes en divisa extranjera y presupuestos.
• Ventas y distribución: Le ayuda a crear presupuestos, introducir pedidos de clientes, configurar entregas, actualizar balances de inventario y gestionar todas las facturas y cuentas por cobrar.
• Compras: Gestiona y mantiene contratos y transacciones de proveedores, incluyendo la emisión de órdenes de compra, la actualización de los datos del stock, el cálculo del valor de los artículos importados, la gestión de devoluciones y créditos y el procesamiento de pagos.
• Interlocutores comerciales: Controla toda la información sobre sus clientes, distribuidores y proveedores, incluyendo perfiles, resumen de contactos, saldos de cuentas y análisis de las oportunidades de ventas.
• Transacciones bancarias: Se ocupa de todas sus actividades financieras, como recibos en efectivo, emisión de cheques, depósitos, anticipos, pagos con tarjeta de crédito y conciliaciones bancarias.
• Gestión del almacén: Se ocupa de sus niveles de estocaje, la gestión de artículos, los listados de precios, los acuerdos de precios especiales, las transferencias entre almacenes y las transacciones de stocks.
• Ensamblaje: Ofrece herramientas de gestión de productos que definen la lista de materiales a múltiples niveles y crean órdenes de trabajo al tiempo que le permiten verificar e informar sobre la disponibilidad de cualquier producto y material.
• Controlling: Le permite definir centros de beneficios y reglas de reparto de gastos generales, así como generar informes de pérdidas y ganancias para cada centro.
• Elaboración de informes -- Crea valiosos informes para casi cualquier aspecto de su empresa, incluyendo deudas de clientes y proveedores, ventas, cash flow, resúmenes de contactos con clientes, contabilidad, stocks en almacén, balances financieros, cálculo de precios, actividad de los clientes y mucho más.

     4) SYSCOM

El sistema cuenta con una pantalla de consulta dirigida a los gerentes de la empresa. En dicha pantalla se muestran de forma muy resumida los datos e índices más relevantes. En los casos en que el cliente requiera una modificación de dicha pantalla se puede lograr vía generador de formatos.

-Características:

• Esquema Contable: El sistema permite que el usuario defina el modelo del comprobante contable generado por cada tipo de trámite.
• Integrado: Por ejemplo, al emitir una factura se genera el comprobante contable, se rebajan las existencias del inventario, se generan las cuentas/efectos por cobrar y se actualizan los históricos de ventas por producto y cliente.
• Servicios: El sistema permite procesar servicios (ítems que no existen en el inventario.
• Entregas Parciales: Para los trámites de pedidos, órdenes de compra y órdenes de producción el sistema maneja el control de los ítems entregados y los pendientes.
• Impresión: La impresión del trámite es automática de acuerdo al tipo de operación.

Mantenimiento:

SISCON cuenta con herramientas de diagnóstico preventivo y correctivo. Los casos en los cuales el sistema detecta problemas autorreparables los repara en forma automática. En los otros casos, genera el reporte correspondiente para que el usuario tome la acción necesaria. Siscon cuenta con herramientas para exportar información.

      5) JD Edwards

JD Edwards Enterprise One es una solución que abarca las diferentes áreas de gestión de cualquier entidad, pensada para pequeñas y medianas empresas. Se caracteriza por tener una base de datos única y aplicaciones previamente integradas.

• Horizontalidad/Verticalidad: Orientada a todo tipo de empresa en general, considerando por tanto un alto grado de horizontalidad. Paralelamente también tiene desarrolladas soluciones verticales de JD Edwards(soluciones estándar sectoriales), diseñadas específicamente para la pequeña y mediana empresa. Los sectores para los que encontramos estas soluciones son: Fabricación y Distribución, Alimentación, Moda, Calzado y Complementos, Distribución Mayorista, Dispositivos Médicos, Productos Personales y Domésticos, Gestión de Activos, Servicios, entre otros.  

• Escalabilidad: Permite un número ilimitado de usuarios con acceso simultáneo, así como hacer crecer la solución a medida que crece la empresa ya que puede implementar nuevas aplicaciones (tanto módulos ya desarrollados como nuevas funcionalidades) a medida que cambian las necesidades de la empresa.

• Modularidad: Está completamente estructurada en módulos independientes e interrelacionados. Se pueden implementar sólo aquellos módulos que se necesiten. Además ofrece una amplia gama de funciones específicas de la industria para evitar desarrollar soluciones personalizadas o invertir en otros productos.

3.-  A través de un comentario en SU blog cada integrante del grupo debe explicar con propiedad las razones por las cuales las organizaciones deben contar con un Sistema de Información Contable.

OJO: Realizar aportes puntuales y significativos, cuidar redacción y ortografía. Publicar todo en una misma Página o Entrada según se preferencia de organización del Blog.