1.- Defina Sistema de información contable y explique las tareas que realiza un
sistema de información contable. Ilustre con
imágenes representativas.
El sistema de información contable (AIS, accounting
information system) ejecuta las aplicaciones de contabilidad de una compañía. El
AIS es:
- Obligatorio: La Ley
obliga a la compañía a mantener un registro de sus actividades.
- Estandarizado: Las
organizaciones, sea cual sea su clase, procesan sus datos básicamente de la
misma manera.
- Detallado:
Puesto
que los registros de procesamientos de datos describen las actividades de la
compañía de manera detallada, crear un rastro de auditoría. Un dato de
auditoría es una cronología de actividades que puede seguirse de principio a
fin, y del fin al principio.
- Cronológico:
Los datos
recabados por el AIS generalmente describen lo que sucedió en el pasado. Éste siempre
es el caso cuando se usa procesamiento por lotes.
- Proporciona
cierta información para la resolución de problemas:
- Proporciona información contable estándar: el
estado de ingresos y el balance general.
- Aporta su base de datos para otros CBIS.
Estas aplicaciones se caracterizan por un elevado
volumen de procesamientos de datos tanto de acciones internas (datos de la
empresa) como externas (transacciones realizadas, a las cuales se les dará el
nombre de procesamiento de transacciones). El procesamiento de datos consiste
en 4 tareas principales:
- Recolección
de datos: Es la acción que consiste en reunir todos los datos que describen cada
una de las acciones internas de la compañía y sus transacciones con el entorno.
- Manipulación
de datos: Es necesario manipular los datos para convertirlos en información útil.
Las operaciones de manipulación de datos incluyen:
-Clasificación: Ciertos elementos de datos de los
registros funcional como códigos. En el campo de la computación, un código es
uno o más caracteres que sirvan para identificar y agrupar registros. Por
ejemplo, un registro de nómina incluye códigos que identifican el empleado
(número de empleado), el departamento del empleado (número de departamento) y
la clasificación de nómina del empleado (clase de nómina).
- Ordenamiento: Los registro se agrupan y acomodan
en ciertas secuencias con base en los códigos u otros elementos de datos. Por
ejemplo, el archivo de registros de nómina se ordena de modo que todos los
registros de cada empleado estén juntos.
- Cálculo: Se realizan operaciones aritméticas y
lógicas con los elementos de datos para producir elementos de datos
adicionales. En un sistema de nómina, por ejemplo, el salario por hora se
multiplica por el total de horas trabajadas para poder saber el salario diario
de un empleado.
- Resumen: Debido a la gran cantidad de información
que se maneja, se deben llegar a conclusiones, sintetizar la información en
totales, subtotales, promedios o cualquier otra forma de hacer llegar la
información de manera clara y puntual.
- Almacenamiento
de Datos: En una compañía hay millones de transacciones y acciones cada día; cada
transacción se describe con varios elementos de datos. Todos esos datos deben
guardarse en algún sitio para poder respaldar dicha transacción en el momento
que el gerente lo requiera. Por lo general, la mayor parte de los datos de la
base de datos son datos de contabilidad.
- Preparación
de Documentos: EL AIS produce salidas para individuos y
organizaciones tanto dentro como fuera de la compañía: Las salidas se originan
de dos maneras:
- Por una acción: Se produce salidas cuando algo
sucede. Por ejemplo, la factura que se genera cuando al cliente se le surte un
pedido.
- Por un Plan: Se producen salidas en una fecha
determinada. Por ejemplo, un cheque de nómina que se prepare cada viernes.
En la mayor parte de los casos las salidas son
documentos impresos, pero cada día más usuarios están usando las salidas en
pantalla.
Para llevar a cabo esas tareas principales se
necesitan tomar en cuenta tanto los elementos externos como lo son los clientes
y los proveedores como lo elementos internos que vendrían siendo el gerente y
el almacén.
El AIS se
compone de tres subsistemas:
- Surtir Pedidos
- Ordenar reabastecimiento
- Mantener el Libro Mayor actualizado.
2.- Investigue sobre los Sistemas de Información Contables más
utilizados en Venezuela y publique un
resumen en su blog.
Actualmente el mundo de los negocios avanza
a pasos agigantados, y este movimiento arrollador va de la mano con los cambios que surgen en la tecnología, las nuevas demandas de información, los cambios sociales,
culturales y económicos existentes en este nuevo entorno; la contabilidad es
quizás una de las actividades por no decir la más importante dentro del campo
de los negocios, dada su naturaleza de informar acerca del incremento de la riqueza, la productividad y el posicionamiento de las empresas en los ambientes
competitivos. La importancia de los sistemas de información contable
radica en la utilidad que tienen estos tanto
para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellos
usuarios externos de la información. Las nuevas demandas de información abren
campo a la introducción de nuevos conceptos que pueden llegar a potencializar la empresa dentro del mercado si se
le da el adecuado manejo, reconocimiento y medición.
A
continuación los 5 sistemas contables más usados en Venezuela:
1) SOFTWARE
E-PROFIT
Es un
sistema estándar de comercio electrónico, integrado al sistema de gestión
empresarial Profit Plus Administrativo; que permite gestionar las ventas a
través de Internet, este sistema contable cuenta con las siguientes
características:
- Multi
Usuario, Multi Moneda.
- Licenciamiento
por Empresa.
- Desarrollado
bajo PuntoNet de Microsoft.
- Manejo de
comercio en Internet b2b y b2c:
- Ventas
por Internet tanto a clientes frecuentes como eventuales.
- Posibilidad
de Ventas con control del crédito, estableciendo limite, vencimiento.
- Cobros
vía tarjeta de crédito, depósitos, y cheques.
- Estados
de cuenta ON LINE para clientes.
- Catálogos
de Productos, existentes y precios.
- Manejo de
promociones especiales.
- Facturación
o pedidos, en línea.
- Registro
de cotizaciones y almacenamiento de las mismas.
- Asignación
de Password y login para usuarios.
- Manejo de
envíos con sus costos.
- Altamente
Parametrizable:
- Manejo de
dos idiomas.
- Inserción
dinámica de Banners.
- Monitoreo
de las operaciones vía e-mail definibles por usuarios, administradores y
responsables de procesos.
- Parametrización
de acciones por grupos de usuarios, procesos, etc.
- Sincronización
automática de sus operaciones de ventas, inventarios, cobros, envíos de su
sucursal virtual hacia su oficina central.
- Múltiples
reportes en línea por usuario.
2) SISTEMA ADMINISTRATIVO
INDEPENDIENTE
Saint nació por iniciativa de
un grupo de estudiantes universitarios que decidieron hacer una tesis dirigida
a la administración de empresas. Los profesores motivaron al proyecto y a
medida que se iba materializando, se observaba que el programa tenía
aplicaciones directas en el día a día de cualquier empresa y/o usuarios del
mercado de trabajo. Después de aprobadas las tesis y recibidos los diplomas, la
idea cobro vida pero ahora con miras estrictamente comerciales. El grupo de
programadores y diseñadores tardaron 3 años en preparar el proyecto final. Su
propósito, desde sus inicios fue satisfacer las necesidades administrativas de
la pequeña y mediana empresa por considerar que este era un sector desasistido
desde este punto de vista.
Actualmente, la empresa tiene
sede en Venezuela, Chile, Argentina, Colombia y Canadá y cuenta con más de
40000 clientes en Venezuela y el mercado latinoamericano.
Requerimientos para instalar SAINT en la PC:
- Microcomputador IBM o compatible
con 640 Kb de memoria RAM (minimo)
- Monitor a color, blanco y
negro o monocromático.
- Unidad de disco flexible de 3
½ o 1,44 Mb.
- Disco duro (10 Mb disponible)
- Sistema operativo DOS 3.0 o
mayor.
- Impresora de 80 columnas.
3) SAP
SAP Business One permite a
directivos y empleados procesar información con mayor efectividad, de forma que
puedan tomar decisiones de negocio bien fundamentadas. Esta solución cubre
todas las operaciones esenciales necesarias para dirigir PYMES, incluyendo las
siguientes:
- Administración: Ofrece
herramientas que le permiten personalizar y realizar copias de seguridad de los
datos, definir tipos de cambio de divisas, configurar permisos y alertas y
acceder a información procedente de software externo a SAP.
- Contabilidad financiera: Gestiona todas sus transacciones financieras, incluyendo el libro mayor
general, configuración y mantenimiento de cuentas, asientos en el diario,
ajustes en divisa extranjera y presupuestos.
- Ventas y distribución: Le
ayuda a crear presupuestos, introducir pedidos de clientes, configurar
entregas, actualizar balances de inventario y gestionar todas las facturas y
cuentas por cobrar.
- Compras: Gestiona y
mantiene contratos y transacciones de proveedores, incluyendo la emisión de
órdenes de compra, la actualización de los datos del stock, el cálculo del
valor de los artículos importados, la gestión de devoluciones y créditos y el
procesamiento de pagos.
- Interlocutores comerciales: Controla toda la información sobre sus clientes, distribuidores y proveedores,
incluyendo perfiles, resumen de contactos, saldos de cuentas y análisis de las
oportunidades de ventas.
- Transacciones bancarias: Se
ocupa de todas sus actividades financieras, como recibos en efectivo, emisión
de cheques, depósitos, anticipos, pagos con tarjeta de crédito y conciliaciones
bancarias.
- Gestión del almacén: Se
ocupa de sus niveles de estocaje, la gestión de artículos, los listados de
precios, los acuerdos de precios especiales, las transferencias entre almacenes
y las transacciones de stocks.
- Ensamblaje: Ofrece
herramientas de gestión de productos que definen la lista de materiales a
múltiples niveles y crean órdenes de trabajo al tiempo que le permiten
verificar e informar sobre la disponibilidad de cualquier producto y material.
- Controlling: Le permite
definir centros de beneficios y reglas de reparto de gastos generales, así como
generar informes de pérdidas y ganancias para cada centro.
- Elaboración de informes --
Crea valiosos informes para casi cualquier aspecto de su empresa, incluyendo
deudas de clientes y proveedores, ventas, cash flow, resúmenes de contactos con
clientes, contabilidad, stocks en almacén, balances financieros, cálculo de
precios, actividad de los clientes y mucho más.
4) SYSCOM
El sistema cuenta con una pantalla de consulta
dirigida a los gerentes de la empresa. En dicha pantalla se muestran de forma
muy resumida los datos e índices más relevantes. En los casos en que el cliente
requiera una modificación de dicha pantalla se puede lograr vía generador de
formatos.
-Características:
- Esquema Contable: El sistema permite
que el usuario defina el modelo del comprobante contable generado por cada tipo
de trámite.
- Integrado: Por ejemplo, al emitir una
factura se genera el comprobante contable, se rebajan las existencias del
inventario, se generan las cuentas/efectos por cobrar y se actualizan los
históricos de ventas por producto y cliente.
- Servicios: El sistema permite procesar
servicios (ítems que no existen en el inventario.
- Entregas Parciales: Para los trámites
de pedidos, órdenes de compra y órdenes de producción el sistema maneja el
control de los ítems entregados y los pendientes.
- Impresión: La impresión del trámite es
automática de acuerdo al tipo de operación.
Mantenimiento:
SISCON cuenta con herramientas de diagnóstico
preventivo y correctivo. Los casos en los cuales el sistema detecta problemas autorreparables
los repara en forma automática. En los otros casos, genera el reporte
correspondiente para que el usuario tome la acción necesaria. Siscon cuenta con herramientas para exportar
información.
5) JD Edwards
JD Edwards Enterprise One
es una solución que abarca las diferentes áreas de gestión de cualquier
entidad, pensada para pequeñas y medianas empresas. Se caracteriza por
tener una base de datos única y aplicaciones previamente integradas.
- Horizontalidad/Verticalidad: Orientada a todo tipo de
empresa en general, considerando por tanto un alto grado de
horizontalidad. Paralelamente también tiene desarrolladas soluciones verticales
de JD Edwards(soluciones estándar sectoriales), diseñadas específicamente
para la pequeña y mediana empresa. Los sectores para los que encontramos estas
soluciones son: Fabricación y Distribución, Alimentación, Moda, Calzado y
Complementos, Distribución Mayorista, Dispositivos Médicos, Productos
Personales y Domésticos, Gestión de Activos, Servicios, entre otros.
- Escalabilidad: Permite un número
ilimitado de usuarios con acceso simultáneo, así como hacer crecer la
solución a medida que crece la empresa ya que puede implementar nuevas aplicaciones
(tanto módulos ya desarrollados como nuevas funcionalidades) a medida
que cambian las necesidades de la empresa.
- Modularidad: Está completamente estructurada
en módulos independientes e interrelacionados. Se pueden implementar sólo
aquellos módulos que se necesiten. Además ofrece una amplia gama de
funciones específicas de la industria para evitar desarrollar soluciones
personalizadas o invertir en otros productos.
3.- A través
de un comentario en SU blog cada integrante del grupo debe explicar con propiedad las
razones por las cuales las organizaciones deben contar con un Sistema de
Información Contable.
OJO: Realizar aportes
puntuales y significativos, cuidar redacción y ortografía. Publicar todo en una
misma Página o Entrada según se preferencia de organización del Blog.
